Soluzioni "Software" per la gestione dei Preventivi

Nel corso della mia consulenza in ambito ISO 9001 ho implementato svariate soluzioni per consentire all'azienda cliente di gestire in maniera "snella" il processo di Preventivazione:
Verifica della fattibilità tecnica
Calcolo del costo con applicazione dei margini aziendali e delle spese generali
Elaborazione dell'offerta
Monitoraggio dello stato delle offerte emesse.
Le diverse soluzioni, tutte personalizzate sulle necessità del cliente, permettono di gestire con semplicità e velocità l'intero processo di preventivazione!

Spesso e volentieri nelle piccole e medie aziende il Commerciale redige le Offerte in Word sulla base di calcoli effettuati con Excel (Preventivo di costo) dopodichè gestisce, sempre manualmente, un Elenco delle stesse (in excel nel migliore dei casi) nel quale con i filtri verifica lo stato ovvero quelli accettati, in corso, superati, . . etc etc
Infine apre il proprio software di posta (outlook) ed invia la mail richiamando il file pdf ed inserendo i vari riferimenti alla richiesta del cliente, l'oggetto e via dicendo . .

Perchè perdere così il proprio tempo quando è possibile farlo da una unica piattaforma integrata con word/excel/outlook?



Con la soluzione proposta si ha la possibilità di:
Aprire, se necessario una Verifica di fattibilità chiamando in causa l'Ufficio Tecnico o altre funzioni aziendali

Creare il Preventivo di costo anche copiandolo da altri Preventivi elaborati . . con un semplice click!!

Importare dal Gestionale Aziendale la Distinta Base di prodotto valorizzata apportando le eventuali correzioni/affinamenti

Stampare in pdf (o se vi vuole in word/excel) l'Offerta nei "modelli" che si vuole fra quelli impostati

Creare automaticamente all'interno della rete aziendale la cartella di lavoro nella directory specificata, nella quale verranno salvati i vari file quali l'offerta emessa in pdf, i file inviati dal cliente, . . tutti "richiamabili" col relativo collegamento in maniera automatica.
Selezionare un Preventivo e con un semplice click copiarlo (copiare i dati anagrafici, i calcolo per l'elaborazione del costo, etc) o gestire le varie revisioni conservando lo storico dei preventivi inviati al cliente

di inviare una notifica a mezzo mail al destinatario selezionato e/o ai vari referenti/funzioni aziendali.
La mail avrà già tutti i dati che sono stabiliti in fase di impostazione, e riporterà in automatico il file pdf contenente l'offerta formale da inviare al cliente, i riferimenti alla richiesta del cliente, il referente, etc etc

Avere automaticamente delle notifiche su offerte inviate senza risposta così che si possa ricontattare il cliente o inviare una mail
Come sempre il software è stato implementato sulle specifiche esigenze del cliente elaborando le specifiche "viste" e "maschere di inserimento dati".

Le diverse soluzioni software sono tutte basate su Microsoft Access e non richiedeno la relativa Licenza d'uso in quanto possono essere utilizzati con la versione di Runtime liberamente scaricabile dal Sito della Microsoft.

Su richiesta, è possibile inserire la gestione degli utenti ai quali assegnare diversi livelli di permesso in modo tale che ad esempio un utente può aprire ed elaborare il preventivo senza modificare i prezzi a Listino e/o successivamente aprire la
Scheda lavoro sempre secondo i permessi assegnati.

Le immagini di seguito riportate sono solo a titolo di esempio.

A disposizione per eventuali chiarimenti ed approfondimenti. . .

Elenco Preventivi dal quale accedere ai singoli preventivi (scheda preventivo)

Scheda Preventivo Dall'elenco dei preventivi selezionando il preventivo (codice) con doppio click del mouse si apre la "scheda Preventivo" in oggetto. Vi è chiaramente la possibilità di definire le condizioni contrattuali che andranno stampate nell'offerta da presentare al cliente.